프리랜서 경비처리 가능 항목
프리랜서가 경비로 처리할 수 있는 항목들을 실무 기준으로 정리합니다.
경비를 제대로 챙기는 게 얼마나 차이를 만드는지 한 가지 예를 들어보자. 수입이 5,000만 원인 디자이너가 경비를 500만 원으로 신고하면 세금이 약 680만 원이다. 같은 수입에서 실제 지출한 경비 2,000만 원을 제대로 인정받으면 세금이 약 360만 원으로 줄어든다. 320만 원 차이다.
사무실이 있다면 월세는 100% 경비다. 관리비(전기, 수도, 가스 포함)도 마찬가지다. 코워킹 스페이스나 스터디카페 월 이용료도 업무용이라면 인정된다.
자택에서 일하는 경우, 집 전체 면적 중 업무에 쓰는 비율만큼 경비 처리가 가능하다. 30평 중 10평이 작업실이면 전체 임대료와 관리비의 33%를 경비로 넣을 수 있다. 이때 업무 공간이 실제로 구분돼 있어야 하고, 세무조사가 나오면 설명이 가능해야 한다.
증빙은 임대차 계약서와 이체 내역이다. 보증금은 자산으로 처리되므로 경비가 아니다.
통신비와 소프트웨어
사업자 명의로 개통한 휴대폰 요금은 100% 경비다. 개인 명의 휴대폰은 업무 사용 비율을 주장해야 하는데, 실무적으로 50% 정도를 인정받는 경우가 많다.
업무용 SaaS 구독료도 전액 경비다. 어도비 크리에이티브 클라우드, Figma, Notion, 클라우드 스토리지, 개발 툴 등 업무에 직접 쓰는 것들은 카드 결제 내역이 있으면 문제없다. 도메인 구입비와 서버 호스팅 비용도 마찬가지다.
장비와 소모품
노트북, 모니터, 태블릿, 카메라, 마이크 같은 장비는 경비로 처리할 수 있다. 단, 구입가가 300만 원 미만이면 즉시 경비 처리가 가능하고, 300만 원 이상이면 자산으로 등록해서 여러 해에 걸쳐 감가상각해야 한다.
프린터 용지, 잉크, 명함 제작비, 파일, 노트 같은 소모품도 경비다. 금액이 작더라도 카드 영수증이 있으면 놓치지 말고 넣어야 한다.
차량 경비
차량이 있다면 유류비, 주차비, 하이패스 요금, 보험료, 세차비, 수리비까지 모두 경비 대상이다. 단, 업무에 쓴 비율만큼만 인정된다.
세무조사에서 차량 경비가 가장 자주 문제가 되는 이유는 업무 비율을 어떻게 입증하느냐 때문이다. 주행 일지를 쓰는 게 가장 확실하다. 방문한 거래처명, 출발지, 도착지, 주행 거리를 기록하면 된다. 앱으로 자동 기록하는 방법도 있다.
교육비와 도서
업무와 관련된 강의, 세미나, 컨퍼런스 참가비는 전액 경비다. 온라인 강좌(인프런, 클래스101, 유데미 등)도 업무 관련이면 포함된다. 전문 서적, 업계 정기간행물 구독료도 마찬가지다.
단 "관련성"이 관건이다. 그래픽 디자이너가 요가 수업을 "창의성 개발"이라는 명목으로 경비 처리하려 하면 인정받기 어렵다.
외주비와 용역비
다른 프리랜서나 업체에게 외주를 준 비용은 경비다. 외주 받은 쪽이 사업자라면 세금계산서를 받는다. 개인이라면 3.3%를 원천징수하고 원천징수 영수증을 발급해줘야 한다. 세무사 수수료도 경비 처리 대상이다.
경비 처리가 안 되는 것들
개인 식사비, 가족 생활비, 개인 여행, 취미 비용은 어떤 명목을 붙여도 경비가 되지 않는다. 벌금이나 과태료, 기부금(기부금은 별도 세액공제 항목)도 마찬가지다.
증빙 없이 지출한 금액은 원칙적으로 경비 처리가 어렵다. 간이영수증은 3만 원 이하까지만 인정되고, 발급자의 상호와 사업자번호가 있어야 한다.
실무적으로 놓치기 쉬운 것들
사업용 카드를 따로 만들어서 업무 지출은 모두 그 카드로 결제하는 게 가장 편하다. 개인 지출과 섞이지 않아서 5월에 정리하는 시간이 확 줄어든다.
현금으로 쓴 비용은 그때그때 현금영수증을 받아야 한다. 카드와 달리 현금영수증은 나중에 소급 발급이 안 된다.
애매한 항목은 쓴 직후에 메모를 남겨두는 게 좋다. "○○회사 미팅 후 식사", "취재용 참고 도서"처럼 간단하게라도 적어두면 나중에 세무사에게 설명하기 편하고, 세무조사가 나와도 대응할 수 있다.
증빙은 5년간 보관 의무가 있다. 종이 영수증은 스캔하거나 사진 찍어서 클라우드에 저장해두면 나중에 찾기 쉽다.
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